El/la Oficial  Senior de  Gestión  de  Contratos  analiza  las  respectivas  reglas  y  regulaciones  y  provee  soluciones  a  un  amplio  rango  de  asuntos  complejos  relacionados  a  gestión  de  contratos.  Su  trabajo  se  enmarca,  principalmente en el logro del siguiente grupo de resultados: 

1. Apoyo  a  la   planificación  de  las  adquisiciones,  gestión  de  contratos y   estrategias  de  contratación de bienes y servicios. 

2. Gestión de  contratos   de  bienes y servicios  para  garantizar  el  cumplimiento  de  las  normas de UNOPS. 

3. Gestión de la ejecución de contratos 

4. Gestión de los riesgos contractuales y de proveedores 

5. Gestión y desarrollo de relaciones con los proveedores 

6. Gestión de equipo (cuando sea requerido) 

7. Generación e intercambio de conocimientos 

 Para  alcanzar  los  resultados,  la/el Oficial  Senior de  Gestión  de  Contratos  desempeñará,  entre  otras,  las  siguientes funciones: 

1. Apoyo  a  la  planificación  de  las  adquisiciones, gestión   de  contratos  y  estrategias  de  contratación  de bienes y servicios. 

   • Contribuir en   la planificación,   y orientar   al  programa  en  la implementación   (si  es  necesario) en la etapa post-adquisición;

   • Dar   seguimiento  de la   implementación  y  los resultados  de  los   planes  de  adquisiciones  del programa, que abarca todo el ciclo de las adquisiciones;     

   • Apoyar  el   desarrollo  de  criterios de  evaluación  técnica   y participar  activamente   durante  la  redacción de los contratos;

   • Contribuir  con  la  transición planificada  de  la fase  de  adjudicación  del  contrato a  la fase de  gestión  del  contrato,  y  un  traspaso  al  programa  donde  la  propiedad  del  contrato  sea  clara  y  ordenada; 

   • Implementar  los  procesos  y  plan  de  gestión  de  contratos,  con  un  enfoque  en  los  resultados  y  un  enfoque  holístico  para  el  desempeño  y  la  responsabilidad  a  fin  de  impulsar  el desempeño   de  la  gestión de contratos en el programa; 

   • Contribuir   a  que  los  procesos de  gestión   de  contratos  estén  alineados, entre   otros,  con  procesos  de gobernanza organizacional más amplios, juntas operativas y gestión de riesgo; 

   • Asegurar  que  los  problemas  y  el  desempeño  de  la  administración  de  contratos  se  informen  a  través de  la   estructura de   gobernanza  correspondiente con   participación  del  liderazgo de  alto nivel del proyecto y la Oficina de GTCO;   

   • Elaborar comentarios a los informes de auditoría de proyectos, cuando sea necesario. 

2. Gestión   de contratos   de  bienes y servicios para garantizar  el  cumplimiento   de las  normas   de UNOPS. 

   • Apoyar  para  que  la  gestión  de  servicios  o  entrega de  bienes   esté  bien  estructurada,  con  comprensión de  los  lineamientos  por   ambas partes,  y  que  los  proveedores   entiendan el  servicio  que deben brindar o bienes que deben entregar y las condiciones que se deben cumplir;   

   • Desarrollar  un  plan de    aseguramiento de  la  calidad  para   proporcionar un  método   sistemático  para    monitorear el desempeño del contrato. 

   • Contribuir  para  el  desarrollo de   un  marco  de  gestión del  desempeño  integral   y  objetivo que   se implementará  cuando   se firme  el   contrato,  proporcionando  incentivos para   que  el  proveedor  cumpla o supere los estándares de desempeño acordados; 

   • Garantizar  que  el  desempeño de  los   proveedores se  evalúe  utilizando  métricas  claras,  objetivas   y significativas, reglas y regulaciones vinculadas de UNOPS;   

   • Establecer   procesos  claros  para  manejar la   resolución  de  problemas  operativos  y  resolverlos  lo más rápido posible;   

   • Asegurar que   los   proveedores reciban   retroalimentación   periódica y   rutinaria  sobre   su   desempeño; 

   • Asegurar  que los  usuarios  comprendan   lo que  se  pretende  ofrecer  con  el   contrato  y  participen  en  la evaluación del desempeño del proveedor cuando sea pertinente; 

   • Asegurar que los usuarios comprendan las rutas -adecuadas para escalar problemas/inconvenientes al momento que se generen; 

   • Establecer  métodos  formales  para  capturar  y  considerar  los  cambios  en  los  requisitos  de  los usuarios como parte de los procesos formales de gestión de cambios y contratos;   

   • Asegurar   que  se  lleven  a  cabo revisiones   formales  del desempeño   con  los proveedores,   con  planes de   mejora documentados   acordados  cuando  sea necesario,  y   que  cubran tanto   los problemas   operativos como el cumplimiento de los requisitos contractuales clave. 

   • Trabajar   para la   resolución  de  conflictos  o  problemas  de  desempeño  que  surjan  en  casos  de  mal desempeño y/o incumplimiento de las obligaciones contractuales.   

III. Gestión de la ejecución de contratos   

• Desarrollar e implementar planes de gestión de contratos.   

• Planificar  y  gestionar  todos  los  aspectos contractuales;  establecer   y  mantener  programas  y  cronogramas de  trabajo  para  los  contratos  en  curso   y nuevos,  en   conjunto  con  los lideres de los componentes. 

• Implementar  el  uso  de  software  de  gestión  de  contratos  (PDS, Tiqom,  Tijax,  etc)  para  registrar  información  clave  y  para  proporcionar,  por  ejemplo,  capacidad  de  búsqueda  de  modo  que  la  información  y  la  documentación  de  gestión  de  contratos  en  curso  se  conserve,  gestione  y  sea  fácilmente accesible cuando sea necesario; 

• Poner  en  marcha  mecanismos  (preferiblemente  tecnológicos)  para identificar   los  "puntos  desencadenantes o   críticos"  claves del   contrato,  como  períodos  de  preaviso,  certificados  sanitarios  y / o fechas de vencimiento de los bienes; 

• Desarrollar listas de verificación de cumplimiento de contratos y planes de implementación. 

• Desarrollar  indicadores  y  cuadros de  mando   y  mantener  informes  periódicos  y  ad hoc   de  la  información de gestión de contratos; 

• Asegurar  que  se  realicen los  pagos  a  los proveedores  de  acuerdo  con  el  contrato y que los  mecanismos  de  pago  estén  documentados,  sean  claros  y  bien  entendidos  por  todas  las  partes  (incluidos incentivos, multas y cargos no estándar); 

• Asegurar que existan controles y procesos de autorización adecuados para el pago de facturas; 

• Establecer  procesos  claros  para  la  gestión  de  cambios  menores  y  variaciones  de  contrato,  con  un  enfoque en que el costo / esfuerzo sea proporcional a la importancia y el valor del cambio; 

• Asegurar  que  ambas  partes  tengan un  entendimiento   claro  de  los arreglos  para   cualquier  extensión del contrato (tanto en alcance como en tiempo) y otros asuntos relacionados; 

• Realizar  el  cierre de  contratos,  incluida  la   identificación,  documentación  y  difusión  de  las  mejores  prácticas y las lecciones aprendidas y asegurar la evaluación final del desempeño del contratista. 

• Junto con el Especialista de Gestión de Contratos, actuar  como  enlace    con  otras  áreas  en  relación  a reclamos y disputas,  exigiendo un desempeño específico, reclamando contra garantías y otros recursos contractuales.   

IV.    Gestión de los riesgos contractuales y de proveedores   

• Asegurar  que  la  gestión de  riesgos   contractuales y  de   proveedores  esté  implementada  con  responsabilidades y   procesos claros,  identificación   de  quién  está en  mejor  posición  para  gestionar  el riesgo y participación del proveedor cuando corresponda;   

• Asegurar  que  los  riesgos  se  identifiquen  formalmente  y se   controlan con  regularidad,   con  acciones de   mitigación  desarrolladas  e  implementadas  cuando sea  posible,  y   que los  riesgos  "obsoletos"   se  eliminen de la consideración cuando corresponda; 

• Establecer y comunicar rutas de escalada e informes para la gobernanza de riesgos;   

• Apoyar el  desarrollo  de  planes  de  contingencia  para  manejar   fallas  del proveedor  ( fallas /   incumplimientos temporales   o a  largo  plazo);   las estrategias  de  salida  se   desarrollan  y  actualizan  durante la vigencia del contrato; 

• Asegurar  que  los  términos contractuales   en  torno a   la  seguridad  y  la  confidencialidad  (en  particular las  cuestiones  relacionadas   con  la  seguridad  / confidencialidad   de  los  datos  personales), las   garantías,  las  indemnizaciones,  los  seguros  y  la  rescisión  sean comprendidas  y  supervisadas   por los  responsables del contrato.   

 V.   Gestión y desarrollo de relaciones con los proveedores 

• Planificar,  estructurar  e  implementar  un programa   de  gestión  de  las  relaciones con  los   proveedores  con  gobernanza  apropiada  y  un  sentido  claro  del  valor que   se  generará  para  ambas  partes; 

• Desarrollar  mecanismos  para  la captura  y   el  intercambio de  conocimientos  e  innovación   de  los  proveedores cuando sea necesario o deseable. 

• Implementar   actividades  de  mejora  de  proveedores  relacionadas  con iniciativas  más  amplias  ( por  ejemplo, sobre   sostenibilidad, cuestiones   relacionadas  a  empleo  para personas   con discapacidad,   uso de PyMEs (pequeñas y medianas empresas) y WOBs (women owned business), etc. 

VI.    Gestión de Equipo (cuando sea requerido)   

• Facilitar  el  compromiso y   la entrega   de  resultados  y  servicios  de alta  calidad  del  equipo   supervisado  a  través  del  reclutamiento  efectivo, la   planificación  del  trabajo,  la  gestión  del  desempeño, el entrenamiento y la promoción del aprendizaje y el desarrollo. 

• Proporcionar  supervisión,  asegurando  el  cumplimiento  por parte   de los   miembros  del equipo  con  las políticas existentes y las mejores prácticas.

• Trabajar en equipo con las partes internas como la PgMO, área de servicios de soporte y externas.     

 VII.   Generación e intercambio de conocimientos 

• Asegurar  que  la   gestión del  conocimiento   esté integrada,  capturando  datos  clave  y   lecciones del   proceso  y  de  la  experiencia con   la  administración de  contratos  tanto   dentro de  la   organización  como fuera. 

• Apoyar y  llevar  a  cabo   iniciativas sobre   desarrollo  de  capacidades  y  desarrollo  de  conocimientos para el personal en gestión de contratos.   

• Guíar   la  recopilación   de   comentarios,   ideas   y  conocimientos   internos  del   equipo   sobre   los    procesos  y las mejores prácticas y utilizarlos productivamente.   

• Recopilar y compartir lecciones aprendidas y mejores prácticas.