UNOPS

Funciones / Resultados Clave Esperados

1. Gestión de Operaciones

• Gestión de las Operaciones/Servicios de Apoyo de la Oficina, a saber: Gestión de Recursos Humanos, Finanzas, Adquisiciones, Logística, Servicios Administrativos y TIC; facilitando la prestación de servicios de apoyo eficaces, eficientes y coherentes a los proyectos y a todas las actividades de la Oficina.

• Apoyar al Director de País en el establecimiento de los objetivos de gestión. Supervisar su consecución.

• Colaborar con los compañeros pertinentes para identificar las necesidades, determinar los costes y planificar de forma proactiva todos los servicios de apoyo de la oficina.

• Supervisar y controlar todos los aspectos de las operaciones para garantizar el cumplimiento de las estrategias corporativas, las normas, reglamentos, políticas y estándares de rendición de cuentas, ética e integridad de UNOPS, así como el logro de resultados. Garantizar la correcta aplicación de las normas y los procedimientos operativos.

• Supervisar la eficacia de los servicios de apoyo para garantizar un servicio y una satisfacción óptimos al cliente. Impulsar el reajuste y la mejora oportunos de las operaciones.

• Actuar como punto focal para cualquier ejercicio de auditoría interna/externa.

• Supervisión de los asuntos relacionados con la seguridad y garantía del pleno cumplimiento de las normas y procedimientos de seguridad de UNOPS. Implementación del plan de continuidad del negocio.

2. Apoyo a la Planificación y Coordinación de Proyectos

• Brindar asistencia y apoyo en la preparación, revisión y planificación del trabajo del presupuesto del proyecto.

• Aportar ideas en las primeras etapas de los proyectos.

• Brindar asesoramiento sobre el establecimiento de objetivos, metas y estándares de desempeño para proyectos, y recomendar herramientas para el seguimiento, la evaluación y la auditoría.

• Brindar asesoramiento sobre el reparto de costos del proyecto, el despliegue de fondos y el cierre.

• Mantener una estrecha comunicación con el Jefe de Servicios de Soporte de la Oficina Multipaís para optimizar la prestación de servicios y resolver cualquier problema.

3. Adquisiciones y Logística

• Supervisar los procesos de adquisiciones de la Oficina, incluidos los procesos de licitación, evaluación y selección de proveedores, para garantizar soluciones de adquisiciones viables que satisfagan las necesidades operativas y cumplan con los procedimientos, reglamentos y estándares de rendición de cuentas, ética, integridad y desempeño de UNOPS.

• Elaboración de una lista de preseleccionados contratistas/proveedores idóneos, preparación y emisión de licitaciones locales. Evaluación de las ofertas o propuestas recibidas y recomendaciones para la adjudicación de contratos.

• En consulta con el colega correspondiente, revisar, administrar y emitir contratos, acuerdos/modificaciones.

• Brindar asesoramiento en materia de logística, gestión de activos y adquisiciones. Supervisar la logística de bienes y equipos en las obras para garantizar la entrega y el almacenamiento seguro.

• Creación y gestión de una flota de vehículos para prestar servicios de transporte según lo requiera la Oficina, así como para satisfacer las necesidades logísticas.

• Desarrollo e implementación de un sistema de gestión y mantenimiento de vehículos de acuerdo con la política y los procedimientos de gestión de vehículos de UNOPS.

• Reparación y mantenimiento de todo tipo de equipos, incluyendo equipos informáticos, equipos de comunicaciones, vehículos y generadores, etc.

4. Gestión Financiera

• Apoyar al Director de País en la preparación del plan financiero y el presupuesto de la Oficina. Garantizar las revisiones y la reasignación oportunas de los fondos.

• Supervisar la unidad financiera de Servicios de Apoyo y garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos financieros de UNOPS y los procedimientos financieros.

• Supervisar, controlar y gestionar los gastos para garantizar un uso óptimo y adecuado de los recursos financieros.

• Garantizar la disponibilidad de los informes financieros y de excepciones necesarios, incluyendo la investigación de anomalías para resolver problemas, informando o recomendando cualquier acción necesaria a las partes interesadas pertinentes.

• Supervisar la revisión, el registro y el cierre oportunos de las cuentas. Certificar/verificar la exactitud y el cumplimiento de las normas del marco de rendición de cuentas. Presentar/preparar el informe obligatorio sobre la situación financiera.

• Supervisar todos los servicios financieros (contabilidad, gestión de efectivo, pagos, etc.) garantizando la puntualidad y el cumplimiento de las normas de responsabilidad y desempeño.

• Supervisar los gastos del presupuesto de gestión de la oficina y garantizar que los costes directos gestionados localmente (LMDC) se recuperen, facturen y gasten adecuadamente de acuerdo con los procedimientos aplicables.

5. Gestión de Recursos Humanos

• Supervisar la Unidad de Recursos Humanos de Servicios de Apoyo.

• Asegurar que la oficina cumpla con las políticas y procedimientos de recursos humanos de la empresa y que todas las iniciativas corporativas de recursos humanos se implementen correctamente.

• Apoyar al Director de País en la planificación del personal necesario para la óptima administración de la oficina y para la ejecución de la cartera de proyectos de la misma.

• Supervisar todos los servicios y procesos de recursos humanos, incluyendo reclutamiento, administración salarial y compensación, evaluación del desempeño, capacitación y desarrollo, asegurando el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y estándares de desempeño de recursos humanos y garantizando que los gerentes de contratación busquen activamente crear equipos diversos en términos de género y geografía.

• Promover y apoyar una cultura de aprendizaje, capacitando a las personas y a los equipos para que identifiquen las necesidades de aprendizaje críticas y planifiquen/faciliten el acceso a oportunidades de aprendizaje que permitan mantener la competencia y la flexibilidad del personal. Definir planes de capacitación para el personal involucrado en la prestación de servicios de apoyo.

• Fomentar un ambiente de trabajo positivo, respetuoso tanto de hombres como de mujeres, y garantizar que se observen los más altos estándares de conducta.

6. Administración y Tecnologías de la Información (TIC)

• Gestionar la prestación oportuna y eficiente de todos los servicios administrativos (por ejemplo, administración centralizada de proyectos, gestión de instalaciones y activos, seguridad organizativa y del personal, viajes y TI).

• Garantizar el pleno cumplimiento de las operaciones en el país con las normas, reglamentos y políticas de la UNOPS, en materia administrativa y en la supervisión del equipo administrativo.

• Mantenimiento de un entorno de infraestructura seguro y confiable para las TIC y planificación adecuada para desastres y recuperaciones, supervisión del Asociado de TIC.

• En estrecha colaboración con la sede central y el jefe de la oficina multipaís, apoyar el mantenimiento de un entorno TIC seguro y fiable, incluyendo planes adecuados para la recuperación ante desastres.

• Gestionar la adquisición, el mantenimiento, el inventario, el registro, la verificación y la protección de las instalaciones/activos del proyecto y administrativos, incluyendo la infraestructura de TI, los equipos y los servidores.

• Identificar oportunidades para aprovechar el uso de las tecnologías de la información para mejorar las operaciones y la eficiencia del negocio, y para facilitar la gestión del conocimiento y el intercambio de información.

7. Gestión del Conocimiento

• Generación e intercambio de conocimientos en materia de gestión y operaciones en la Oficina, síntesis de las lecciones aprendidas/mejores prácticas y contribuciones sólidas a las iniciativas de gestión del conocimiento de UNOPS.

• Desarrollo de herramientas y plataformas para operaciones y gestión de datos, garantizando el intercambio de información y conocimientos con colegas, clientes y socios.