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General Information

Position Title
Procurement Assistant
Job Category
Procurement
Duty Station(s)
Home based
Seniority Level
Entry Level
ICS Level
ICS 04
Contract Type
ICA - LICA - Support - Regular
Contract Level
LICA 4
Posting Start Date
19-Jan-2026
Posting End Date
02-Feb-2026
Duration
Ongoing

Job Highlight

La consecución eficaz y exitosa de resultados por parte del Asistente de Adquisiciones repercute en la finalización del trabajo de las unidades de negocio pertinentes, las actividades del proyecto y los servicios de apoyo a las adquisiciones y la gestión de contratos, lo que repercute en la implementación oportuna y eficaz de los respectivos servicios y entregables. Esto garantiza la satisfacción del cliente y promueve la imagen y la credibilidad del equipo y de la Unidad de Negocio como proveedores eficaces de servicios y gestión de proyectos. Esto refuerza la posición competitiva de UNOPS como socio de referencia en materia de desarrollo sostenible y servicios para proyectos en el país o región donde presta servicios.

About the Region

En América Latina y el Caribe, UNOPS opera en 23 países, entregando soluciones de alto impacto que impulsan el desarrollo sostenible. UNOPS se enfoca en construir y mejorar infraestructura resiliente, incluyendo carreteras, puentes, instalaciones públicas, sistemas de saneamiento y vivienda, para mejorar la calidad de vida y fomentar el crecimiento inclusivo. UNOPS también apoya la salud pública mediante la adquisición de medicamentos esenciales y equipos médicos, asegurando un acceso más amplio a los servicios de salud. Al fortalecer las capacidades institucionales, UNOPS promueve una gestión pública transparente, eficiente y equitativa. Como socio confiable de gobiernos y actores del desarrollo, UNOPS alinea sus intervenciones con las prioridades nacionales, ayudando a los países a avanzar en los Objetivos de Desarrollo Sostenible a través de un apoyo práctico y orientado a resultados.

About the Country/Multi-Country Office

La Oficina Multipaís del Istmo y el Caribe (ICMCO), con sede en Panamá, supervisa las operaciones de UNOPS en Panamá, Costa Rica y los Estados del Caribe Inglés/Holandés. En Panamá, UNOPS ha apoyado a socios nacionales desde 2009 a través de servicios de asesoramiento técnico y la implementación de iniciativas complejas de infraestructura, adquisiciones y gestión de proyectos, fortaleciendo la eficiencia del sector público y mejorando la calidad de vida.

About the Project Office

La consecución eficaz y exitosa de resultados por parte del Asistente de Adquisiciones repercute en la finalización del trabajo de las unidades de negocio pertinentes, las actividades del proyecto y los servicios de apoyo a las adquisiciones y la gestión de contratos, lo que repercute en la implementación oportuna y eficaz de los respectivos servicios y entregables. Esto garantiza la satisfacción del cliente y promueve la imagen y la credibilidad del equipo y de la Unidad de Negocio como proveedores eficaces de servicios y gestión de proyectos. Esto refuerza la posición competitiva de UNOPS como socio de referencia en materia de desarrollo sostenible y servicios para proyectos en el país o región donde presta servicios.

Job Specific Context

El rol es esencial para mantener la organización y el flujo de información dentro de la oficina, facilitando la comunicación y la coordinación entre las diferentes áreas.

Role Purpose

Bajo la supervisión directa del supervisor funcional del Área de Servicios de Soporte, el Asistente de Adquisiciones es responsable de brindar apoyo administrativo en la gestión de una variedad de procesos de adquisición y contratación y/o transacciones de bienes, servicios y obras para la Unidad de Negocios.

En el desempeño de su trabajo, el/la Asistente de Adquisiciones propiciará un enfoque al cliente, calidad y orientación a resultados en las siguientes principales funciones:

  • Servicios de Apoyo Administrativo en Adquisiciones.
  • Relaciones con clientes/ Gestión de partes interesadas.
  • Facilitación del desarrollo y el intercambio de conocimientos.


Functions / Key Results Expected

1. Servicios de Apoyo Administrativo en Adquisiciones

  • Asiste en la redacción de pliegos de condiciones, informes de evaluación y solicitudes de adjudicación de contratos, garantizando la coherencia en el formato y el contenido (procesos informales de licitación: Shopping y RFQ).
  • Proceso de transacciones de adquisiciones en el sistema corporativo de UNOPS, OneUNOPS (Elaboración de PO, enmiendas a PO y manejo de Vendors).
  • Asistir en la preparación de contratos, acuerdos a largo plazo (LTA/BPA) o sus enmiendas.
  • Preparar informes, tablas, gráficos, etc. aplicando habilidades técnicas y conocimientos en formato y presentaciones, aplicando IA.
  • Realizar el seguimiento rutinario de las adquisiciones en nombre del supervisor.
  • Mantener informes de estado sobre las actividades de adquisiciones y el trabajo en curso.
  • Monitorear el correo común de Licitaciones y redirigir las comunicaciones entrantes y las solicitudes de compras a la carpeta que corresponda.
  • Apoyar en la identificación de proveedores potenciales.
  • Impulsar por IA para agilizar y facilitar las compras, proporcionando a los clientes información útil y recomendaciones de productos que satisfagan sus necesidades.


2. Relaciones con Clientes / Gestión de Partes Interesadas (Stakeholder)

  • Proporcionar diversos servicios de apoyo transaccional, tanto especializados como no especializados, garantizando la coherencia y la calidad de las etapas de trabajo, así como un flujo óptimo de información.
  • Colaborar activamente con los clientes para proporcionar e intercambiar información sobre diversos aspectos de los procesos y transacciones de compras, con el fin de brindar servicios correctos y oportunos.
  • Proporcionar servicios de compras estandarizados, orientación e información al personal de la Unidad de Negocio sobre los procesos y procedimientos rutinarios.
  • Asistencia al equipo durante la carga de trabajo según sea necesario para asegurar el cumplimiento de los objetivos de trabajo, incluido el soporte administrativo en procesos de licitación (llamadas telefónicas, seguimiento de correos y similares).
  • Realizar el seguimiento rutinario de los vendors y sus actualizaciones orientado a prever demoras en las contrataciones y reportar dificultades sobre su estado.

3. Desarrollo e intercambio de conocimientos

  • Facilitador del desarrollo y el intercambio de conocimiento.
  • Apoyar administrativamente la organización e impartición de iniciativas de formación y aprendizaje para el personal de contrataciones.

Skills

Data Analysis, Information Technology Procurement, Interpersonal Skills, Organization Skills
Respect
Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organisational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.
Collaboration
Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles.
Partnerships
Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role).
Excellence
Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries.
Adaptability
Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements.
Decision-making
Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving.
Communication
Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.

Education Requirements

Requerido

  • Título de estudios secundarios es requerido.


Deseable

  • Es deseable, pero no obligatorio, tener un título universitario de primer nivel en Administración de Empresas, Administración Pública, Derecho, Gestión de cadena de suministros o disciplinas equivalentes.

Experience Requirements

Requerido

  • Mínimo 4 años de experiencia profesional pertinente en el ámbito de administración y/o adquisiciones de bienes y servicios.
  • Se requiere dominio de la informática y de programas ofimáticos (MS Office) y experiencia en el manejo de sistemas de gestión web.


Deseable

  • Experiencia en organismos internacionales y/o entidades públicas.
  • Experiencia trabajando con diversas partes interesadas en países en desarrollo.
  • Se valora la experiencia en organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.
  • Se valoran las candidaturas de mujeres.
  • Se valora la experiencia en el uso de sistemas empresariales, incluyendo OneUNOPS.

Language Requirements

LanguageProficiency LevelRequirement
SpanishFluentRequired
EnglishIntermediateDesirable

Additional Information

  • Please note that UNOPS does not accept unsolicited resumes. 
  • Please note that UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
  • Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered. 
  • Please note that only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process, which involves various assessments. 
  • UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of many diverse nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. UNOPS seeks to sustain and strengthen this diversity to ensure equal opportunities as well as an inclusive working environment for its entire workforce. 
  • Qualified women and candidates from groups which are underrepresented in the UNOPS workforce are encouraged to apply. These include in particular candidates from racialized and/or indigenous groups, members of minority gender identities and sexual orientations, and people with disabilities. 
  • We would like to ensure all candidates perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require additional assistance to complete any assessment, including reasonable accommodation, please inform our human resources team when you receive an invitation.
 
Terms and Conditions
 
  • For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post. 
  • For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here. 
  • For more details about the contract types, please click here.
  • All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda. 
  • It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.