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General Information

Position Title
Administration Senior Assistant
Job Category
Administration
Duty Station(s)
Bujumbura
Seniority Level
Entry Level
ICS Level
ICS 05
Contract Type
ICA - LICA - Support - Regular
Contract Level
LICA 5
Posting Start Date
27-Jan-2026
Posting End Date
10-Feb-2026
Duration
Ongoing

Job Highlight

Assurer le bon fonctionnement des bureaux en soutenant l'administration, la logistique et les services axés sur le client.

About the Region

The UNOPS Africa Regional Office, based in Nairobi, Kenya, oversees the delivery of over 250 projects across 40 countries, with a focus on fragile and conflict-affected settings. Supported by more than 1,000 personnel across five multi-country offices—spanning North, West, Central, Eastern and Southern Africa, and the Horn of Africa—the office advances national priorities through strategic initiatives in Climate Action, Health, Infrastructure, Peace and Security, Middle-Income Country Support, and Small Island Developing States (SIDS). The Regional Office provides strategic leadership, operational support, and oversight in key areas including Partnerships, Communications, Management and Oversight, Infrastructure and Project Management, Health and Safety, and Security. By promoting excellence in project delivery, fostering knowledge sharing, and driving continuous improvement, the office contributes to sustainable infrastructure, transparent resource management, and a better quality of life for communities across the continent.

About the Country/Multi-Country Office

Since 1999, the Central Africa Multi-Country Office (CAMCO), headquartered in Kinshasa, DRC, has partnered with UN agencies, international organizations, and governments in 15 Central African nations. CAMCO provides fund management, technical assistance, and capacity-building across critical sectors—infrastructure, health, education, governance, procurement, and environmental protection—while working with national and local authorities to secure local ownership and sustainable impact. The diverse portfolio spans rural-community empowerment, road rehabilitation, and peace consolidation in the DRC and CAR through Disarmament, Demobilization and Reintegration (DDR) programmes, alongside wide-ranging procurement and human-resource services. Recent initiatives include drinking-water systems in Cameroon, mining-sector capacity-building, health-system support in the DRC, and infrastructure development in Madagascar, funded by a broad array of international partners. Together, these projects advance regional stability, resilient infrastructure, and improved livelihoods throughout Central Africa.

About the Project Office

Since 1999, UNOPS has been a committed partner in the Democratic Republic of Congo (DRC), delivering fund management, technical support, capacity building, and project management services. In collaboration with the Government, UN agencies, and international partners, UNOPS advances sustainable development across key sectors, including infrastructure, health, education, governance, procurement, and environmental protection. A strong focus on local ownership ensures that projects are implemented in a way that builds national capacity and empowers communities. UNOPS supports peace and security through technical assistance to MONUSCO and contributes to environmental preservation by managing regional initiatives such as CAFI and FONAREDD, working closely with Indigenous communities. In the health sector, efforts include the construction of health centers in Kwango (KOICA) and national health system support through the RSS3 initiative (GAVI). UNOPS also leads agricultural infrastructure development and food security efforts through the PNDA project (World Bank) and supports governance and stabilization through the multi-donor Coherence Fund, alongside humanitarian HR services for UNHCR.

Job Specific Context

Le Bureau Multi-Pays de l’Afrique Centrale (CAMCO) de l'UNOPS couvre treize pays. Le bureau multi-pays est opérationnel dans neuf des treize pays à ce jour, y compris le Burundi; il dispose d'un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes.

Role Purpose

L'assistant administratif principal soutient les opérations de bureau en effectuant une série de tâches administratives standard, garantissant ainsi l'exactitude, l'efficacité et des résultats de haute qualité.

Functions / Key Results Expected

Soutien administratif

  • Rechercher et extraire des données statistiques de sources internes et externes. Préparer des graphiques, des tableaux et des rapports statistiques en extrayant et en analysant des données provenant de sources multiples.
  • Assurer le suivi des échéances, des engagements et des actions, en coordonnant la collecte et la soumission des rapports requis.
  • Fournir un soutien administratif pour les conférences, les ateliers et les retraites.
  • Compiler et organiser les informations en vue des audits périodiques.
  • Gérer les transactions de petite caisse conformément aux procédures établies.


Voyages et logistique

  • Traiter les opérations de voyage (autorisations et demandes de remboursement) dans le système ERP, y compris les demandes de visas, de cartes d'identité et autres documents pour le personnel, les fonctionnaires de l'ONU et les visiteurs, en veillant au respect des règles et réglementations de l'ONU.
  • Fournir des informations sur les services aériens, les tarifs et les horaires pour des itinéraires spécifiques.
  • Traiter les demandes de remboursement de frais de voyage, les bons de commande, les paiements et les contrats relatifs aux activités liées aux voyages.
  • Organiser les expéditions et les formalités douanières, en veillant à la préparation de toute la documentation requise pour les expéditions de l'UNOPS (entrantes et sortantes) et aux actions de suivi effectuées en temps opportun.
  • Préparer les documents nécessaires aux demandes d'habilitation de sécurité.
  • Organiser les réservations d'hôtel et assurer la prise en charge à l'aéroport, l'accueil, le protocole, les formalités douanières et l'assistance en matière d'immigration pour les fonctionnaires de l'ONU/PNUD en visite.
  • Assurer la délivrance ponctuelle des certificats protocolaires officiels et coordonner avec les départements de l'ONU la documentation relative aux visas, aux permis de travail, aux exigences de sécurité et aux autorisations sanitaires du personnel international.
  • Assurer la coordination avec les départements des Nations Unies concernant l'importation, l'exportation ou le transfert de marchandises à des fins officielles.
  • Entretenir des relations de travail étroites avec les ministères.
  • Fournir au personnel des informations exactes et à jour sur les pièces justificatives requises pour eux-mêmes et leurs personnes à charge, notamment en matière d'importation/exportation ou de transfert. Suivre l'état d'avancement des dossiers soumis par le personnel et leurs personnes à charge grâce à des fiches de suivi individuelles, afin de garantir le respect des échéances.
  • Fournir en temps opportun des mises à jour aux personnes ou aux unités sur les démarches administratives, l'état des dossiers de projet et les problèmes en suspens.
  • Superviser les services de transport, en veillant à la qualité du service à la clientèle, à l'entretien régulier des véhicules, à la couverture d'assurance et au suivi de la consommation de carburant.
  • Signaler et enquêter rapidement sur les accidents, dommages, pertes ou vols de véhicules et mettre à jour les rapports d'historique des véhicules.
  • Superviser les prestataires de services de transport externes, y compris le suivi de leurs performances et le traitement des factures.


Soutien à la gestion des stocks et des installations

  • Effectuer des inventaires physiques et préparer des rapports périodiques d'inventaire et d'actifs.
  • Assurer la gestion des fournisseurs de fournitures de bureau, tenir à jour les listes de stock, distribuer les fournitures selon les besoins et conserver des registres de distribution détaillés.
  • Réaliser et rédiger des rapports d'enquêtes évaluant les besoins en entretien des bureaux et la satisfaction des clients.
  • Recueillir des informations pour les enquêtes administratives afin de soutenir l'organisation et l'amélioration des services communs.


Développement et partage des connaissances

  • Fournir un soutien à la planification des sessions de formation et des initiatives d'apprentissage liées à la logistique, aux voyages, aux stocks et à la gestion des installations.
  • Participer à la mise en œuvre et à l'animation d'activités de partage des connaissances afin de renforcer les capacités de l'organisation en matière de gestion administrative, logistique, de voyages, d'inventaire et d'installations.

Skills

Communication, Data Analysis, Document Management, General Administration, Inventory Management, Logistics Management, Travel Management
Respect
Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organisational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.
Collaboration
Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles.
Partnerships
Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role).
Excellence
Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries.
Adaptability
Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements.
Decision-making
Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving.
Communication
Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.

Education Requirements

Obligatoire

  • Diplôme d'études secondaires (ou équivalent) avec 5 ans d'expérience pertinente OU
  • Un diplôme de licence (ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 1 an d'expérience pertinente est requis.


Souhaité

  • Un certificat professionnel en administration, reconnu à l'échelle mondiale ou nationale est souhaité.

Experience Requirements

Obligatoire

  • Une expérience pertinente en administration logistique, opérations ou domaines connexes.
  • Une expérience dans l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (par exemple MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion Web est requise.


Souhaité:

  • Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
  • Une expérience dans le domaine du développement ou de l'aide humanitaire est souhaitée.

Language Requirements

LanguageProficiency LevelRequirement
FrenchFluentRequired
EnglishFluentDesirable

Additional Information

  • Please note that UNOPS does not accept unsolicited resumes. 
  • Please note that UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
  • Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered. 
  • Please note that only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process, which involves various assessments. 
  • UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of many diverse nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. UNOPS seeks to sustain and strengthen this diversity to ensure equal opportunities as well as an inclusive working environment for its entire workforce. 
  • Qualified women and candidates from groups which are underrepresented in the UNOPS workforce are encouraged to apply. These include in particular candidates from racialized and/or indigenous groups, members of minority gender identities and sexual orientations, and people with disabilities. 
  • We would like to ensure all candidates perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require additional assistance to complete any assessment, including reasonable accommodation, please inform our human resources team when you receive an invitation.
 
Terms and Conditions
 
  • For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post. 
  • For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here. 
  • For more details about the contract types, please click here.
  • All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda. 
  • It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.